同樣是從事行政管理崗位，薪酬卻不同，差距到底在哪里呢？如何幫助業(yè)務(wù)部門梳理資源需求，成為行政BP；如何在日常管理過程中脫穎而出，在與其他部門共同創(chuàng)造滿足感的過程中不斷提升自我；如何深入分析個人成長過程中影響至深的知識與技能、能力與天賦，都直接影響著行政從業(yè)者的發(fā)展和晉升�！稄男率值娇偙O(jiān)：行政管理者的職場進(jìn)階日志》旨在全方位、多層次地提升行政從業(yè)人員的認(rèn)知水平，從基礎(chǔ)的職業(yè)心態(tài)、工作方法到深入的職業(yè)發(fā)展、價(jià)值挖掘，逐步拓展視野，幫助行政從業(yè)者學(xué)會抬頭看路。本書可作為行政小白的入門秘笈，實(shí)現(xiàn)個人躍升，亦可作為資深行政人提供諸多思考視角，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。
第1章 認(rèn)識自己：行政管理是值得托付的事業(yè) 做行政工作是“打雜”嗎
近期，有一位做行政工作的朋友問了我兩個問題。第一，行政工作主要包含哪些方面，為什么人們都抱怨說行政工作就是打雜？第二，讀了這么多專業(yè)人士撰寫的文章，講得都很有道理，但真的去操作時(shí)，為什么收效卻甚微？
該如何做好行政工作呢？我試著結(jié)合以往的經(jīng)驗(yàn)來做一個解答。
首先，你需要知道行政工作是提供什么服務(wù)的工種，因?yàn)樘峁┦裁礃拥姆⻊?wù)往往決定著你日常主要工作的內(nèi)容。簡單來說，行政工作提供的服務(wù)可分為以下三類。
第一類，需要行政人員提供的服務(wù)，其對應(yīng)的是日常的事務(wù)性工作。
第二類，需要行政人員“迎合”的服務(wù)，其對應(yīng)的是很多帶有項(xiàng)目性質(zhì)的工作。
第三類，需要行政人員和其他部門員工共同創(chuàng)造的服務(wù)，其對應(yīng)的是讓公司全體員工提升幸福感的工作。
這些分類中也對應(yīng)了行政工作發(fā)展的幾個階段。從溝通到執(zhí)行，最后是全盤考慮，行政工作往往扮演著為其他部門創(chuàng)造幸福感的角色。
接下來，我們就這三類服務(wù)來做一個簡單梳理。
第一類，需要行政人員提供服務(wù)的工作。通俗地說，你可以將其視為提供現(xiàn)場服務(wù)或后勤支持類的工作，無論是安保、保潔、付款、供應(yīng)商管理、檔案管理，還是食堂、車輛管理等具體工作，都可以歸類為需要行政人員去滿足的服務(wù)。這一類服務(wù)的特點(diǎn)如下。
�。�1）行政人員工作范圍內(nèi)的工作。
�。�2）滿足公司伙伴基本需求的工作。
�。�3）保證辦公室環(huán)境正常運(yùn)轉(zhuǎn)的工作。
�。�4）要行政部支出費(fèi)用的工作。
通過這些需要行政人員去滿足的服務(wù)，行政管理者可以借此在企業(yè)內(nèi)確立基本的定位。這可以幫助你積累人脈，但無法給你足夠多的競爭和發(fā)展。長此以往，很多行政從業(yè)者就迷失在了這些需要行政去滿足的工作中，覺得自己喪失了核心競爭力。但在我看來，正是這些需要行政去滿足的服務(wù)，為你的發(fā)展打下了人脈基礎(chǔ)，建立了初步的互信，從而讓你有機(jī)會去做一些需要行政去“迎合”的服務(wù)。
第二類，是進(jìn)階版本的——需要行政去“迎合”的工作。這里的“迎合”不是貶義詞，而是一種積極爭取的態(tài)度。
獨(dú)立完成項(xiàng)目對于一個行政管理者來說，可以說是職業(yè)生涯的一個飛躍。需要行政去滿足的服務(wù)，體現(xiàn)的是你的執(zhí)行力。如何完成一個項(xiàng)目體現(xiàn)的就是你的協(xié)調(diào)能力、快速學(xué)習(xí)能力及事項(xiàng)落地的能力了。為了應(yīng)對項(xiàng)目，你需要學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理，理清重點(diǎn)，梳理節(jié)點(diǎn)，協(xié)調(diào)資源，溝通人際，以結(jié)果為導(dǎo)向推動各項(xiàng)事務(wù)，最終將項(xiàng)目落成。
通過項(xiàng)目，如果你能學(xué)習(xí)到全盤思考的能力，并能學(xué)到一定的管理學(xué)知識和人力資源管理方面的知識，那么恭喜你，你與經(jīng)理的崗位要求已經(jīng)不遙遠(yuǎn)了。下一步，你需要知道如何招聘和管理員工，或者說是優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，這樣你就為進(jìn)階做好初步準(zhǔn)備了。
第三類，就是提升滿足感的工作。這類工作需要行政部門和其他部門共同去創(chuàng)造。我非常推崇行政BP（行政業(yè)務(wù)伙伴）的概念。行政部門作為一個服務(wù)部門，只有緊密貼近各需求部門，才能了解其他部門真實(shí)的需求，而不是永遠(yuǎn)說著好好服務(wù)，結(jié)果卻令各部門不滿意或不合適。
下面我們說另外一個重要的話題。你知道了路徑，你了解了道理，但你就是不知道如何改變自己，那應(yīng)該怎么做？
如今，生活在這個社會，要么你改變自己以適應(yīng)不同的挑戰(zhàn)，要么沉淪下去。我下面借用羅伯特·凱根的觀點(diǎn)來說明如何才能改變自己。
很多時(shí)候，我們最難改變的是自己。我之前接觸的很多人都認(rèn)為改變其實(shí)很簡單：我們只要做與我們想要改變的行為相反的事就可以了。比如，如果我們拖延，那就想辦法勤快一些；如果我們遲到，就起得早一點(diǎn)兒。
如果我們做不到這些，那就是意志力不足的表現(xiàn)，或者是方法不對。其實(shí)，從心理舒適區(qū)的角度來看，事情并沒那么簡單。有時(shí)候，不是因?yàn)槟悴恢婪椒ǎ且驗(yàn)槟阋呀?jīng)發(fā)展了一套適合自己的適應(yīng)機(jī)制，而改變卻要求你放棄這套適應(yīng)機(jī)制，去用另一套適應(yīng)機(jī)制。
在這里，我推薦一個羅伯特·凱根發(fā)明的被稱為四欄表的方法。通過這個方法，你可以了解阻止你改變的根本原因，從而讓你有機(jī)會更好地改變。
凱根認(rèn)為，就像人有一套生理免疫系統(tǒng)來排斥不屬于身體的微生物一樣，人的心理也有一套免疫系統(tǒng)，它會排斥我們采取新的行為方式，以此來維持心理結(jié)構(gòu)的平衡和穩(wěn)定。
為了了解心理免疫系統(tǒng)是如何阻止人們的自我改變的，羅伯特·凱根發(fā)明了四欄表。四欄表一共分成以下四個步驟。
�。�1）你的改變目標(biāo)。
�。�2）你正在做的與改變相反的行為。
�。�3）這些相反的行為背后的好處。
（4）讓這些好處成立的重大假設(shè)。
舉個例子，盡管我以前想法挺多，但總是習(xí)慣去附和，話到嘴邊也不知道如何說出口。久而久之，大家就不關(guān)心我的意見了。為了改變這個現(xiàn)狀，我鼓勵自己多發(fā)言，但效果不太顯著。于是，我請朋友幫我一起用四欄表進(jìn)行了分析。
第一步：我的改變目標(biāo)。
一開始，我列了很多目標(biāo)。比如，希望自己更開心，希望自己能多點(diǎn)創(chuàng)意，希望自己工資翻倍。但這些目標(biāo)都不是心理免疫系統(tǒng)能識別的目標(biāo)。需要注意的是，開心是情緒目標(biāo)，更有創(chuàng)意是能力目標(biāo)，掙更多錢是結(jié)果性目標(biāo)。
凱根的理論認(rèn)為，心理免疫系統(tǒng)的目標(biāo)必須用行為來標(biāo)識。所以，最終我寫下的目標(biāo)是：我要自信地表達(dá)自己。這里的表達(dá)，就是一種行為。
第二步：我正在進(jìn)行與改變相反的行為。
�。�1）我習(xí)慣等別人先發(fā)言，然后跟著點(diǎn)頭說“對對對”。
�。�2）如果我不認(rèn)同別人的意見，也不會直說，而會選擇沉默。
（3）因?yàn)椴惶掖舐曊f話，因此我的意見經(jīng)常被忽視。
這些都是與目標(biāo)相反的行為。我的目標(biāo)不是更自信地發(fā)言嗎，為什么我還要選擇這些行為呢？通過分析，這些行為給當(dāng)時(shí)的我?guī)砹穗[秘的好處。
第三步：這些相反的行為背后的好處。
如果想了解具體好處是什么的話，你可以嘗試問自己一個問題：如果你不這樣做，你擔(dān)心將會發(fā)生的最糟糕的事情是什么？
我自問：“我覺得，如果我選擇不附和別人，而是自信地發(fā)表自己的意見，能預(yù)見的最糟糕的事情會是什么？”
我的回答是：“我的擔(dān)心是，如果我說出不同的意見，別人會對我有想法，我可能會被孤立。如果我說的不在點(diǎn)子上，別人會覺得我很傻�！�
這樣一來，我內(nèi)心的想法就很明確了，我不愿意自信地表達(dá)自己的根本原因是為了避免和別人發(fā)生沖突，避免被別人排斥，同時(shí)也不想讓別人覺得我很傻。
為什么我會這么擔(dān)心？是什么讓我把發(fā)表不同意見和被排斥畫上等號的？是什么讓我把說得不對和別人覺得我傻畫上等號的呢？
第四步：心里有一個重大的假設(shè)。
這個假設(shè)隱藏在你不想要的行為背后，正是這個假設(shè)，讓這些行為帶來的所謂的“好處”成立了。
這個假設(shè)是：如果我發(fā)表不同意見，就會引發(fā)沖突。
這種假設(shè)當(dāng)然不會是空穴來風(fēng)，它與我們的生活經(jīng)歷有關(guān)。
比如，我的母親比較強(qiáng)勢。在日常的生活中，如果我發(fā)表了不同的意見，母親的態(tài)度就會變得激烈。久而久之，我就將“如果發(fā)表不同意見就會引發(fā)沖突”這個焦慮情緒刻到了我的腦子里，變成了心理免疫系統(tǒng)的一部分。
說到這里，不知道大家是否能理解改變?yōu)槭裁春茈y發(fā)生了呢？因?yàn)椋淖兊脑竿筒桓淖兊膭恿χg，存在著嚴(yán)重的沖突。不改變的好處，相比改變帶來的不確定性，誘惑實(shí)在太大了�；谛睦硎孢m區(qū)的理論，那還是不改變更好。
那么，知道了原因，我們要如何改變呢？
首先，你要知道你的問題在哪里，然后，反問自己：“如果你改變了，你能獲得什么？”這么做可以讓自己有個明確的數(shù)據(jù)對比。在中國，很多人的社會同一性是基于社會認(rèn)同的，他們往往將他人的看法看得特別重。
想通了這一點(diǎn)，你就應(yīng)該明白公事歸公事，私事歸私事，在公事上，基于正當(dāng)?shù)睦碛�，你可以去支持任何人。你也可以憑著正當(dāng)?shù)睦碛扇ゾ芙^任何人。對于行政管理人員來說，“和氣生財(cái)”是個謬誤，容易承擔(dān)連帶責(zé)任才是真理。
其次，要以一個小目標(biāo)的形式去完成你的改變。你如果就想通了，從一個不敢溝通的人變成一個敢于表達(dá)自己的人，那是不現(xiàn)實(shí)的。往往目標(biāo)越大，給你的壓力就越大，你的驅(qū)動力就越弱。因此，你應(yīng)該將大目標(biāo)分解為小目標(biāo)。
比如，你可以嘗試著將本周的目標(biāo)這樣制訂，每天找三個人聊五分鐘以上、在本周的會議上發(fā)言一次等。
最后，要做記錄。這點(diǎn)很重要。因?yàn)橹挥羞@樣做，你才能看到具體的進(jìn)步，才能給自己一個正面的反饋。
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